Schlüsselübergabeprotokoll – Darauf müssen Sie achten!
Wer anderen seine Schlüssel – insbesondere über einen längeren Zeitraum – anvertraut, der sollte darauf achten, bei der Übergabe ein schriftliches Schlüsselübergabeprotokoll zu verwenden um Unklarheiten im Nachhinein zu vermeiden.
Was ist genau unter einem „Schlüssel“ zu verstehen?
Zu Schlüsseln zählen rechtlich – neben den traditionellen Bartschlüsseln – Instrumente, die elektronisch einen Schließmechanismus öffnen, wie Codekarten, Fernbedienungen oder Transponder.
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Wichtige Formalien des Protokolls
Auf dem Schlüsselübergabeprotokoll sollten neben dem Datum der Übergabe, alle personenbezogenen Daten vom Übergeber und Empfänger des Schlüssels (Name, Adresse, Telefonnummer) vermerkt werden. Wird eine bestimmte Frist vereinbart, wann die Schlüssel genau zurückzugeben sind, muss auch diese mit ins Protokoll aufgenommen werden.
Schlüsselart und -anzahl richtig angeben
Achten Sie darauf, dass Sie die genaue Anzahl der Schlüssel aufschreiben, damit kein Streit über abhanden gekommene Schlüssel entsteht. Zudem sollte die Art der Schlüssel genau beschrieben werden, um Unstimmigkeiten zwischen den Parteien bei der späteren Rückgabe präventiv entgegen zu wirken. Vermeiden Sie dabei die Angabe ungenauer Formulierungen wie beispielsweise „drei Schlüssel“; besser: „Zwei Haustürschlüssel (vordere und hintere Eingangstür) und ein Kellerschlüssel“. Bei einer ungenauen Bezeichnung wird ein Gericht bei einer rechtlichen Auseinandersetzung bei der Verwendung ungenauer Schlüsselbezeichnungen nicht ermitteln können, um welche übergebenen Schlüssel es sich genau handelt. Dies führt zu Beweisproblemen und die Beweislast lässt sich im Nachhinein schwer bis unmöglich wiederlegen.
Protokoll unterschreiben
Das Schlüsselübergabeprotokoll sollte zum Schluss eigenhändig von beiden Parteien unterschrieben werden. Sollte sich eine Partei eines Bevollmächtigten bedienen, sollte dieser im Auftrag des Geschäftsherrn das Protokoll signieren.
Verwendung von Zeugen
Es empfiehlt sich, vor allem der Übergabe wichtiger und einmalig vorhandener Schlüssel, einen unabhängigen Zeugen bei der Übergabe heranzuziehen. Dieser sollte am Ende ebenfalls das Schlüsselübergabeprotokoll unterzeichnen und kann bei eventuellen (Rechts-)Streitigkeiten als wichtiges Beweismittel fungieren.
Verfügungsrahmen genau bestimmen
Weiterhin sollten die Grenzen des Verfügungsrahmens genau bestimmt werden: Darf der Empfänger den Schlüssel selbst benutzten oder (bestimmten) dritten Personen zum Gebrauch überlassen? Müssen bei der Schlüsselaufbewahrung besondere Sicherheitsmaßnahmen beachtet werden? Verfügungsbeschränkungen sollten rechtzeitig mit ins Protokoll aufgenommen werden.
Schlüsselübergabe in Firmen und Betrieben
Kommt es zu einer Schlüsselübergabe bei Personen, die nicht Privatpersonen sind (im Arbeitsverhältnis, bei Geschäfts- oder Handelspartnern) sollte nebst einer Unterschrift auch ein Firmenstempel beider Parteien verwendet werden.
